Eén van de grootste veranderingen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) brengt, is dat er veel meer informatieplichten gelden. Dit betekent dat de ‘betrokkene’, meestal de klant of cliënt, veel meer informatie krijgt. Misschien gebruikt uw bedrijf of organisatie een privacyverklaring. Wat moet daar zoal instaan. En welke eisen stelt de AVG daaraan?
Transparante informatie
Enkele hoofdregels waaraan een privacyverklaring moet voldoen, staan in artikel 12 AVG. Daarin staat dat de organisatie of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt (de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ ) de klant of cliënt in een ‘beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm’ en in ‘duidelijke en eenvoudige taal’ informeert. Dat laatste, die duidelijke en eenvoudige taal, geldt in het bijzonder als het gaat om verwerking van persoonsgegevens van een kind. Maar ook los daarvan geldt de plicht om duidelijke informatie te geven. Dit heeft te maken met het transparantiebeginsel van artikel 5 lid 1a AVG. Daarin staat dat elke verwerkingsverantwoordelijke steeds moet kunnen aantonen dat hij aan dit beginsel voldoet. Zo bezien voegt de vermelding dat vooral kinderen in duidelijke en eenvoudige taal geïnformeerd moeten worden, weinig toe.
Uitgebreide informatieplichten
Het is in de praktijk een opgave om de informatie beknopt en transparant te houden, zoals artikel 12 AVG vraagt. Er gelden namelijk uitgebreide informatieplichten. Hieronder een kleine greep daaruit.
Er is bijvoorbeeld de plicht om de identiteit en de contactgegevens van uw bedrijf of organisatie te geven (artikel 13 lid 1a AVG). Wanneer uw bedrijf of de organisatie een zogenaamde ‘functionaris voor gegevensbescherming’ heeft, moeten ook zijn contactgegevens worden vermeld (artikel 13 lid 1b AVG). Verder moet informatie worden gegeven over het doel waarvoor uw bedrijf of organisatie persoonsgegevens verwerkt (artikel 15 lid 1a AVG). Deze informatieplicht hangt samen met een ander beginsel van de AVG, dat van doelbinding. Ook moet informatie worden gegeven over hoe lang uw bedrijf of organisatie persoonsgegevens opslaat (artikel 15 lid 1d). De klant of cliënt moet verder worden geïnformeerd over het recht om bezwaar te maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens (artikel 21 lid 1 en 2 in samenhang met artikel 21 lid 4 AVG)
Slot
Met de invoering van de AVG valt er niet aan te ontkomen uw privacyverklaring aan te passen. Wilt u een nieuwe privacyverklaring laten opstellen? Of wilt u zeker weten dat de privacyverklaring die u hebt aan de nieuwe regels voldoet? Aarzel dan niet en bel naar 06 – 338 24 563. Of stuur een e-mail naar info@groenenboomadvocaat.nl. Wij helpen u graag!